Aqila Course

Kenapa Bimbel butuh Software Administrasi

Hal-hal yang sering terjadi di bimbel dan perlu di antisipasi dengan Software :

1. Pembayaran siswa menunggak

Hampir semua bimbel baru mengalami hal ini, selain data tidak lengkap, dan yang menjadi administrator kadang juga tidak peduli, pemilik juga malas melihat data yang ada dimana-mana (tercecer), al hasil … saat penggajian tutor nombok …. kenapa saya tahu ?, … karena saya pernah mengalami …

Untuk menanggulangi hal tersebut untuk siswa bulanan bisa menggunakan excel atau software berbasis php sederhana. Saya melakukan itu sampai dengan pada tahun 2013 ….

Sistem Administrasi dengan excel yang pernah saya buat bisa Anda download disini

Salah satu kelemahan dari administrasi excel yang saya buat adalah tidak bisa auto id …. walaupun udah saya buat id sampai buaannnyak … tetap saja id tidak bisa auto …

Walaupun dapat menampilkan data seperti jadwal harian dan jadwal mingguan, administrasi excel yang saya buat tidak bisa memudahkan pengguna untuk mengedit dan membuat jadwal baru dengan lebih mudah.

Mungkin karena belum digabungkan dengan database, administrasi ini juga belum bisa menfilter data yang ingin ditampilkan sehingga terkesan repot.

Setelah hampir 2 tahun bergelut dengan excel, saya mencoba browsing-browsing bagaimana caranya membuat software administrasi, dan saya mencoba membuat software admin dari php.

Kenapa saya pilih php karena lebih mudah dipelajari …. namun pembuatan administrasi dengan php ini untuk versi 1 membutuhkan 9 bulan … dari nggak tahu apa-apa masalahnya … hehehehe …

• Versi pertama masih menggunakan Localhost … belum tahu caranya install di hosting …
• versi kedua … disambung dengan sms server …
• versi ketiga ditambah absensi dengan kartu barcode …
• versi keempat perbaikan di laporan keuangan dan dapat menampilkan data dengan lebih cepat
• versi kelima perbaikan tampilan …
• versi keenam penambahan menu edit yang lebih cepat …
• versi ketujuh (sekarang 2017) perbaikan struktur database dan cloud system untuk modul … bisa dilihat di http://contohadmin.web.id/

Kembali dengan Pembayaran siswa menunggak, dengan adanya software administrasi ini, siswa yang pembayarannya menunggak, akan ter SMS ke Admin dan pemilik otomatis saat absen dan data siswa secara total dapat ditampilkan dengan satu kali klik kurang dari 1 detik.

Hal ini mungkin menurut Anda tidak terlalu penting … namun untuk yang pernah mempunyai bimbel dengan administrasi pena dan kertas, mencari data siswa yang menunggak aja butuh waktu lebih dari 1 jam … karena dicari satu per satu.

 

2. Sistem Komunikasi yang tidak lancar

Suatu saat, Kami mempunyai acara keluarga mendadak dimana acara tersebut sangat penting dan tidak bisa ditunda, maka mau tidak mau Les dilburkan dengan mendadak pula. Saat itu nomor siswa kita simpan di HP dengan mengelompokkan di group-group … misal group sd kelas 1A dst … (zaman itu kuota phone book masih terbatas).

Karena data tidak lengkap, SMS broadcast dari HP Gagal, ada beberapa kelompok yang tidak ter SMS kalau Bimbel Libur mendadak. Hal tersebut membuat orang tua merasa kecewa karena sudah repot mengantarkan anaknya ke bimbel ternyata tutup.

Setelah kejadian itu, saya berusaha sangat keras untuk bisa membuat sebuah software dimana bisa meng-SMS broadcast dengan cepat. saat itu saya membeli software yang dapat mengimport data dari excel ke aplikasi kemudian mengirim melalui modem pada satu komputer.

Selama beberapa bulan, baik-baik saja, namun saat komputer mati (harus install ulang os), software sms tersebut harus beli lagi … pusing juga … kalau 10 tahun mati berapa kali .. itu yang saya fikirkan.

SMS server ternyata bisa dibuat dengan PHP, dihubungkan dengan MySql … setelah beberapa hari coba-coba akhirnya jadi juga … walaupun masih sangat sederhana … namun bisa kirim sms secara massal.

untuk saat ini, sistem SMS Server Kami, sudah bisa menampung beberapa website dengan satu server.

Contoh administrasi bimbel dapat dilihat di http://contohadmin.web.id/administrasi/

 

3. Siswa Pamit les Mampir ke Game Online

Hal ini biasa terjadi dan susah terdeteksi dan memang susah terdeteksi. Kemudian saya mencari cara bagaimana caranya agar siswa yang pamit ke Bimbel, orang tua dapat mengetahui bahwa anaknya telah sampai di bimbel dengan cepat.

Akhirnya kami membuat software administrasi dimana ketika siswa absen kehadiran, orang tua mendapatkan notifikasi sms secara otomatis.

Ketika hal ini kita jalankan, ada beberapa siswa yang keluar, karena dalam prakteknya, salah satu alasan siswa masuk ke bimbel karena ingin keluar rumah dengan lebih mudah untuk pacaran, game atau nongkrong.

Contoh administrasi bimbel dapat dilihat di http://contohadmin.web.id/administrasi/

4. Pembuatan Laporan Keuangan yang Luaammmaaa … butuh 2 hari kerja.

Kami pernah mengalami ini, Rekap Gaji Tutor dan Pembuatan Laporan Keuangan (Neraca Labar Rugi) memakan waktu hampir 2 Hari Kerja karena data kwitansi pembayaran kadang hilang, data tutor tidak lengkap.

Untuk saat ini rekapitulasi Tutor hanya butuh waktu sekitar 3 jam dan Laporan Keuangan hanya dengan satu kali Klik.

Contoh administrasi bimbel dapat dilihat di http://contohadmin.web.id/administrasi/

5. Pembuatan Jadwal

Saat siswa kurang dari 50, jadwal tidaklah terlalu repot karena masih cukup ditulis pada kertas A4. Namun saat siswa lebih dari 100, maka kita harus menyambung kertas agar lebih lebar.

Pernah saya buat dengan Papan tulis full … namun tidak efektif ketika kena angin … tempelan jadwal pada rontok …. hehehe

Dengan jadwal berada di software, jadwal dapat di view per jam, per hari atau per minggu, tidak hanya itu, jadwal bisa dlihat berdasarkan kelompok/siswa dan berdasarkan tutor. Hal ini lebih memudahkan dalam pembuatan jadwal dan mengedit jadwal.

Contoh administrasi bimbel dapat dilihat di http://contohadmin.web.id/administrasi/

6. Jadwal Tempel

Jadwal tempel adalah data jadwal yang ditempel di depan Bimbel atau di dekat pintu ruang masuk.

Dengan adanya jadwal tempel ini, meminimalisir pertanyaan, Mbak … aku di ruang mana? …. aku tutornya siapa ? dimana pertanyaan itu diajukan lebih dari 25 orang dalam waktu yang sama.

Contoh administrasi bimbel dapat dilihat di http://contohadmin.web.id/administrasi/

Apabila masih ada pertanyaan atau hal yang kurang jelas bisa Telp/SMS/WA/Line di 081391005464